Formatvorlagen ermöglichen es Dokumente mit wenig Aufwand einheitlich zu gestalten. Weist man einer Textpassage eine Formatvorlage zu, so nimmt diese Textpassage das Aussehen der Formatvorlage an. Ändert man eine Formatvorlage, so werden automatisch alle Textpassagen mit dieser Formatvorlage ebenfalls entsprechend geändert.

Formatvorlagen erleichtern die Orientierung in einem Dokument. Es ist möglich alle Textpassagen mit gleicher Formatvorlage gut sichtbar hervorzuheben.

In einigen Textverarbeitungsprogrammen können Textpassagen mit den gleichen Formatvorlagen automatisch in einem Verzeichnis aufgelistet werden. Z.B. lässt sich ein Inhaltsverzeichnis aus allen Textpassagen mit Überschriftformatvorlagen generieren. Ändert man danach eine Überschrift oder fügt eine neue hinzu, so passt sich das Inhaltsverzeichnis automatisch an (siehe Konzept Verzeichnisse)

1. Erzeuge in einem leeren Dokument mehrere Absätze (siehe Konzept Fülltext erzeugen).
2. Weise unterschiedlichen Textstellen unterschiedliche Formatvorlagen zu. Wenn es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt kannst du auch eigene erstellen.
3. Weise unterschiedlichen Textstellen unterschiedliche Formatvorlagen zu. Wenn es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt kannst du auch eigene erstellen.
4. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, ändere einige der Formatvorlagen ab und schaue wie sich der Text welcher zu diesen Formatvorlagen gehört dabei ändert.
5. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, lasse dir alle Textpassagen hervorheben, welche zur selben Formatvorlage gehören.

Hier geht es darum ein wartungsfreundliches Dokumente zu erhalten, welches mit möglichst wenigen Formatvorlagen auskommt.

1. Öffne ein leeres Dokument und kopiere den Text irgendeiner Webseite in das Dokument.
2. Sofern es dein Textverarbeitungsprogramm zulässt, lasse dir alle verwendeten Formatvorlagen anzeigen.
3. Falls im Dokument unnötige Formatvorlagen verwendet wurden so versuche das Dokument so umzuformatieren, dass es am Ende immer noch in etwa gleich aussiehst, aber dass du mit möglichst wenigen Formatvorlagen auskommst.

Tipp!
Sollte das Dokument viel zu viele Formatvorlagen enthalten und kaum zu bändigen sein, so kann auch einer der folgenden Schritte helfen:

• Kopiere den Text in Microsoft Word Online – das kennt viel weniger Formatvorlagen – und anschliessend den Text aus Microsoft Word Online wieder zurück. Verlorengegangene wichtige Formatierungen musst du aber leider von Hand wieder einfügen.
• Kopiere den Text in Google Docs – das kennt noch viel weniger Formatvorlagen als Microsoft Word Online – und anschliessend den Text aus Google Docs wieder zurück. Verlorengegangene wichtige Formatierungen musst du aber leider von Hand wieder einfügen.
• Kopiere den Text in einen einfachen Texteditor, der keine Formatvorlagen kennt und anschliessend den Text aus dem Editor wieder zurück. Hier musst du alle Formatierungen wieder von Hand einfügen. Das geht aber manchmal schneller als von Hand ein «Formatvorlagen-Chaos» auszurümpeln.

Formatvorlagen lassen sich aus einer Liste auswählen, jedoch können die einzelnen Formatvorlagen nicht verändert werden.

Um sich alle Textpassagen mit derselben Formatvorlage anzeigen lassen zu können bewegt man dein Cursor in eine Textpassage mit der gesuchten Formatvorlage und wählt über einen Rechtsklick den entsprechenden Menüeintrag aus.

Eine Formatvorlage kann geändert werden, indem man das Aussehen einer der Überschriften ändert und danach im Formatvorlagen-Auswahl-Menü zu dieser Formatvorlage navigiert und über den kleinen Pfeil ► am rechten Rand diese Änderung auf alle anderen Textstellen mit dieser Formatvorlage überträgt.

Möchte man sich die in einem Dokument verwendeten Formatvorlagen anzeigen lassen, so bestehen erhebliche Unterschiede zwischen Microsoft Word auf Windows und Microsoft Word auf mac OS.

Auf Windows werden die verwendeten Formatvorlagen sehr detailliert angezeigt. Somit ist es durch Aussortieren möglich ein wartungsunfreundliches Dokument mit vielen Formatvorlagen in ein wartungsfreundliches Dokument mit nur den notwendigen Formatvorlagen umzuwandeln.

Auf mac OS werden die verwendeten Formatvorlagen nur grob zusammengefasst angezeigt. Somit ist es nicht vernünftig möglich durch Aussortieren ein wartungsunfreundliches Dokument mit vielen Formatvorlagen in ein wartungsfreundliches Dokument mit nur den notwendigen Formatvorlagen umzuwandeln.